Chapitre 2 — Gestion des organisations et des espaces de travail

Ce chapitre expliquera comment créer et configurer une organisation, définir ses informations générales, activer les modules nécessaires et préparer un environnement de travail adapté aux besoins de chaque structure.

Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

• créer une nouvelle organisation ;
• configurer les informations générales de l'organisation ;
• préparer son espace de travail ;
• activer les modules nécessaires ;
• administrer un environnement sécurisé et adapté aux besoins de l'organisation.

2.1 Présentation

LeoNova Impact est une plateforme multi-organisations. Chaque organisation dispose d'un espace de travail indépendant, avec ses propres utilisateurs, données, documents, paramètres et modules.

Cette séparation garantit la confidentialité des informations et une gestion autonome de chaque structure.

2.2 Créer une organisation

La création d'une organisation est réservée au Super Administrateur.

Lors de cette opération, les informations suivantes sont généralement renseignées :

• Nom de l'organisation ;
• Sigle (si applicable) ;
• Type d'organisation (ONG, entreprise, institution publique, fondation, etc.) ;
• Pays ;
• Ville ;
• Adresse ;
• Coordonnées (téléphone, e-mail, site web) ;
• Logo ;
• Fuseau horaire ;
• Langue principale.

Une fois enregistrée, l'organisation dispose de son propre environnement de travail.

2.3 Paramètres généraux

L'administrateur peut configurer plusieurs paramètres, notamment :

• identité visuelle (logo, couleurs) ;
• formats de date et d'heure ;
• devise utilisée ;
• année fiscale ;
• unités de mesure ;
• paramètres régionaux.

Ces réglages s'appliquent à tous les utilisateurs de l'organisation.

2.4 Activation des modules

LeoNova Impact est modulaire. Chaque organisation peut activer uniquement les fonctionnalités dont elle a besoin.

Par exemple :

• Projets et Programmes ;
• Ressources Humaines ;
• Finances ;
• Comptabilité ;
• Achats et Logistique ;
• Bureau numérique ;
• Reporting ;
• Gestion documentaire ;
• Gestion des formations.

L'activation ou la désactivation d'un module doit être effectuée avec précaution, car elle peut avoir un impact sur les processus de l'organisation.

2.5 Gestion des espaces de travail

Chaque organisation peut structurer son environnement selon ses besoins.

L'administrateur peut configurer :

• les départements ;
• les directions ;
• les services ;
• les sites d'intervention ;
• les antennes ou agences ;
• les projets et programmes.

Cette organisation facilite la répartition des responsabilités et l'accès aux données.

2.6 Personnalisation de l'organisation

Selon les fonctionnalités disponibles, l'administrateur peut personnaliser :

• le tableau de bord d'accueil ;
• les modèles de documents ;
• les modèles de rapports ;
• les catégories documentaires ;
• certains champs personnalisés.

La personnalisation permet d'adapter la plateforme aux méthodes de travail de chaque organisation.

2.7 Vérification après configuration

Une fois les paramètres enregistrés, il est recommandé de vérifier :

• les informations générales ;
• les modules activés ;
• les accès des utilisateurs ;
• les paramètres régionaux ;
• le bon fonctionnement des espaces de travail.

Cette vérification permet de détecter rapidement d'éventuelles erreurs de configuration.

2.8 Bonnes pratiques

Pour une administration efficace :

• complétez les informations de l'organisation avant de créer les utilisateurs ;
• activez uniquement les modules réellement nécessaires ;
• évitez les modifications importantes en période d'activité intense ;
• documentez les changements de configuration ;
• effectuez des contrôles réguliers des paramètres.

2.9 Cas pratique

Une nouvelle ONG adopte LeoNova Impact.

Le Super Administrateur :

1. crée l'organisation ;
2. renseigne ses informations générales ;
3. importe son logo ;
4. configure la devise et le fuseau horaire ;
5. active les modules Projets, Finances, Ressources Humaines, Bureau numérique et Reporting ;
6. crée les premiers départements ;
7. vérifie l'environnement avant l'ouverture des accès aux utilisateurs.

L'organisation dispose alors d'un espace de travail entièrement configuré et prêt à être utilisé.

2.10 Résumé

Le module de gestion des organisations permet :

• de créer de nouveaux espaces de travail ;
• de configurer les paramètres généraux ;
• d'activer les modules adaptés aux besoins ;
• de personnaliser l'environnement de travail ;
• de garantir une séparation sécurisée des données entre les organisations.

Une configuration rigoureuse constitue la base d'une administration efficace de LeoNova Impact.

À retenir

Chaque organisation dispose d'un environnement indépendant. Une bonne configuration initiale facilite la gestion quotidienne, améliore la sécurité et garantit une utilisation optimale de la plateforme.