Chapitre 4 — Configuration des référentiels et des paramètres métier
Ce chapitre expliquera comment configurer les référentiels (pays, partenaires, bailleurs, catégories, devises, unités, etc.), personnaliser les paramètres métier et garantir une utilisation cohérente
Ce chapitre expliquera comment configurer les référentiels (pays, partenaires, bailleurs, catégories, devises, unités, etc.), personnaliser les paramètres métier et garantir une utilisation cohérente des données dans toute l'organisation.
Parfait. Nous continuons avec un autre chapitre essentiel pour l'administration de LeoNova Impact.
Objectifs du chapitre
À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :
- comprendre le rôle des référentiels dans LeoNova Impact ;
- créer et gérer les référentiels de votre organisation ;
- configurer les paramètres métier ;
- garantir la cohérence et la qualité des données utilisées dans l'ensemble de la plateforme.
4.1 Présentation
Les référentiels constituent la base de fonctionnement de LeoNova Impact.
Ils regroupent les informations communes utilisées par plusieurs modules afin d'éviter les doublons, de standardiser les données et d'assurer leur cohérence.
Une bonne configuration des référentiels facilite le travail des utilisateurs et améliore la qualité des rapports.
4.2 Pourquoi utiliser des référentiels ?
Les référentiels permettent de :
- uniformiser les informations ;
- éviter les saisies répétitives ;
- réduire les erreurs de saisie ;
- faciliter les recherches ;
- améliorer les analyses et les rapports.
Ils sont utilisés automatiquement dans les formulaires de la plateforme.
4.3 Les principaux référentiels
Selon les modules activés, l'administrateur peut gérer notamment :
- les pays ;
- les régions, départements et localités ;
- les partenaires ;
- les bailleurs de fonds ;
- les fournisseurs ;
- les devises ;
- les banques ;
- les catégories de documents ;
- les types de projets ;
- les secteurs d'intervention ;
- les unités de mesure ;
- les catégories budgétaires ;
- les catégories d'activités.
Ces référentiels sont partagés par plusieurs modules de la plateforme.
4.4 Ajouter un élément
Pour créer un nouvel élément dans un référentiel :
- Accédez au menu Administration \> Référentiels.
- Sélectionnez le référentiel concerné.
- Cliquez sur Ajouter.
- Complétez les informations demandées.
- Enregistrez.
Le nouvel élément devient disponible pour les utilisateurs autorisés.
4.5 Modifier un référentiel
Avant toute modification, il est recommandé de vérifier si l'élément est déjà utilisé dans la plateforme.
Une modification peut avoir un impact sur :
- les projets ;
- les activités ;
- les finances ;
- les rapports ;
- les tableaux de bord.
Toute modification importante doit être réalisée avec précaution.
4.6 Désactiver plutôt que supprimer
Lorsqu'un élément n'est plus utilisé, il est recommandé de le désactiver plutôt que de le supprimer.
Cette approche permet de :
- conserver l'historique ;
- préserver les rapports existants ;
- éviter les incohérences dans les données.
La suppression définitive doit rester exceptionnelle.
4.7 Paramètres métier
L'administrateur peut également configurer certains paramètres propres à son organisation, par exemple :
- les exercices budgétaires ;
- les types de contrats ;
- les catégories de personnel ;
- les types de bénéficiaires ;
- les statuts des projets ;
- les modèles de numérotation des documents ;
- les règles de validation.
Ces paramètres permettent d'adapter LeoNova Impact aux procédures internes de chaque organisation.
4.8 Contrôles et cohérence
Après toute modification d'un référentiel, il est recommandé de vérifier :
- que les nouvelles valeurs apparaissent correctement dans les formulaires ;
- que les anciennes données restent accessibles ;
- que les rapports continuent à fonctionner normalement ;
- qu'aucune erreur n'est générée dans les modules concernés.
4.9 Bonnes pratiques
Pour une gestion efficace des référentiels :
- limitez le nombre de personnes autorisées à les modifier ;
- adoptez une nomenclature claire et cohérente ;
- évitez les doublons ;
- documentez les modifications importantes ;
- effectuez des revues périodiques des référentiels.
4.10 Cas pratique
Votre organisation signe un partenariat avec un nouveau bailleur de fonds.
L'administrateur :
- ouvre le référentiel Bailleurs ;
- ajoute le nouveau bailleur ;
- renseigne les informations nécessaires ;
- enregistre la fiche ;
- vérifie que ce bailleur est désormais disponible lors de la création d'un projet.
Les chefs de projet peuvent immédiatement l'utiliser sans avoir à créer de nouvelles informations.
4.11 Résumé
Les référentiels constituent la base commune de LeoNova Impact.
Une gestion rigoureuse permet :
- d'améliorer la qualité des données ;
- de réduire les erreurs ;
- de faciliter les recherches ;
- d'assurer la cohérence entre les modules ;
- de produire des rapports fiables.