Vous apprendrez à activer ou désactiver les modules de LeoNova Impact, à adapter leurs paramètres aux besoins de votre organisation et à configurer les circuits de validation (workflows) afin d'automatiser les processus tout en respectant les règles de gouvernance.

Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

activer ou désactiver les modules de LeoNova Impact ;
configurer les principaux paramètres des modules ;
mettre en place des workflows adaptés à votre organisation ;
définir les circuits de validation ;
assurer la cohérence des processus de gestion.

5.1 Présentation

LeoNova Impact est une plateforme modulaire. Chaque organisation peut utiliser uniquement les modules dont elle a besoin.

L'administrateur est chargé de configurer ces modules afin qu'ils répondent aux procédures internes de l'organisation.

Il veille également à ce que les différents modules fonctionnent de manière cohérente et intégrée.

5.2 Activer un module

Selon les droits accordés, l'administrateur peut activer de nouveaux modules.

Par exemple :

Projets et Programmes ;
Ressources Humaines ;
Finances ;
Comptabilité ;
Achats et Logistique ;
Bureau numérique ;
Reporting ;
Gestion documentaire ;
Formations ;
Gestion des actifs.

Avant toute activation, il est recommandé d'évaluer les besoins de l'organisation et les impacts sur les utilisateurs.

5.3 Désactiver un module

Lorsqu'un module n'est plus utilisé, il peut être désactivé.

Avant cette opération, l'administrateur doit vérifier :

que les données importantes ont été conservées ;
qu'aucun processus en cours n'en dépend ;
que les utilisateurs concernés ont été informés.

La désactivation d'un module ne doit jamais entraîner une perte de données.

5.4 Paramétrer un module

Chaque module peut disposer de paramètres spécifiques.

Par exemple :

modèles de numérotation ;
catégories ;
statuts ;
règles de validation ;
modèles de documents ;
paramètres d'affichage ;
valeurs par défaut.

Ces paramètres permettent d'adapter LeoNova Impact aux méthodes de travail de chaque organisation.

5.5 Les workflows

Un workflow est un circuit de traitement qui définit les différentes étapes d'un processus.

Il permet notamment de préciser :

les étapes à suivre ;
les personnes responsables ;
les validations obligatoires ;
les conditions de passage d'une étape à une autre.

Les workflows garantissent le respect des procédures internes.

5.6 Configurer un workflow

L'administrateur peut définir, selon les fonctionnalités disponibles, des workflows pour différents processus, par exemple :

validation d'une demande d'achat ;
validation d'un budget ;
validation d'un rapport ;
approbation d'un document ;
recrutement d'un collaborateur ;
traitement d'une demande de congé.

Chaque étape peut être associée à un rôle ou à un utilisateur spécifique.

5.7 Les notifications automatiques

Les workflows peuvent générer des notifications automatiques afin d'informer les utilisateurs concernés.

Par exemple :

une nouvelle tâche à traiter ;
une validation en attente ;
un document refusé ;
une échéance proche ;
une opération terminée.

Ces notifications améliorent la réactivité des équipes.

5.8 Tester les configurations

Après toute modification importante, il est recommandé de réaliser des tests.

L'administrateur vérifie notamment :

le bon déroulement des workflows ;
les notifications envoyées ;
les validations ;
les permissions associées ;
la cohérence des données.

Cette étape permet d'identifier rapidement d'éventuels dysfonctionnements.

5.9 Bonnes pratiques

Pour une configuration efficace :

activez uniquement les modules nécessaires ;
documentez les paramètres importants ;
testez chaque workflow avant sa mise en production ;
limitez les modifications pendant les périodes d'activité intense ;
informez les utilisateurs des changements majeurs.

5.10 Cas pratique

Votre organisation souhaite instaurer un nouveau circuit de validation pour les demandes d'achat.

L'administrateur :

configure le workflow ;
définit les étapes de validation ;
attribue les responsables à chaque étape ;
active les notifications automatiques ;
effectue des tests avec un compte de démonstration ;
publie le workflow après validation.

Les demandes d'achat suivent désormais un processus uniforme et traçable.

5.11 Résumé

La configuration des modules et des workflows permet :

d'adapter LeoNova Impact aux besoins de chaque organisation ;
d'automatiser les processus ;
d'améliorer la coordination entre les équipes ;
de renforcer la traçabilité ;
de garantir le respect des procédures internes.

À retenir

Les modules définissent les fonctionnalités disponibles, tandis que les workflows organisent la manière dont les utilisateurs travaillent ensemble. Une bonne configuration des deux garantit une plateforme efficace, cohérente et adaptée aux besoins de l'organisation.