Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

comprendre le rôle du module Achats et Logistique ;
gérer une demande d'achat ;
suivre le processus d'approvisionnement ;
gérer les fournisseurs et les réceptions ;
suivre les stocks et les mouvements de matériel ;
comprendre les liens entre ce module et les autres modules de LeoNova Impact.

12.1 Pourquoi un module Achats et Logistique ?

Toute organisation a besoin de biens et de services pour réaliser ses activités : fournitures de bureau, équipements, prestations, véhicules, médicaments, matériel informatique, consommables, etc.

Le module Achats et Logistique permet de gérer l'ensemble du processus d'approvisionnement, depuis l'expression du besoin jusqu'à la réception et l'utilisation des ressources.

Son objectif est d'assurer une gestion transparente, efficace et traçable.

12.2 Le cycle d'un achat

Dans LeoNova Impact, une opération d'achat suit généralement les étapes suivantes :

Expression du besoin
Demande d'achat
Validation
Consultation des fournisseurs (si applicable)
Bon de commande
Réception des biens ou services
Contrôle de conformité
Paiement
Archivage des pièces justificatives

Chaque étape est enregistrée dans la plateforme afin d'assurer une traçabilité complète.

12.3 Les demandes d'achat

Lorsqu'un collaborateur identifie un besoin, il peut créer une demande d'achat.

Une demande comprend notamment :

l'objet de la demande ;
la quantité ;
la justification ;
le projet concerné ;
la ligne budgétaire ;
le niveau de priorité ;
la date souhaitée.

La demande est ensuite transmise au responsable compétent pour validation.

12.4 Les fournisseurs

Le référentiel des fournisseurs permet de centraliser toutes les informations utiles :

raison sociale ;
coordonnées ;
domaine d'activité ;
contacts ;
historique des commandes ;
évaluations.

Chaque fournisseur est enregistré une seule fois et peut être utilisé dans tous les projets.

12.5 Les bons de commande

Après validation de la demande, un bon de commande peut être généré.

Il précise notamment :

le fournisseur retenu ;
les articles commandés ;
les quantités ;
les prix ;
les délais de livraison ;
les conditions particulières.

Le bon de commande constitue un document officiel entre l'organisation et le fournisseur.

12.6 Les réceptions

À la livraison, les biens ou services sont enregistrés dans LeoNova Impact.

Le responsable vérifie :

les quantités reçues ;
la conformité avec la commande ;
l'état des produits ;
la présence des documents nécessaires.

En cas de non-conformité, des observations peuvent être enregistrées.

12.7 La gestion des stocks

Lorsque le module de gestion des stocks est activé, LeoNova Impact permet de suivre :

les entrées ;
les sorties ;
les transferts ;
les inventaires ;
les niveaux de stock ;
les alertes de rupture.

Chaque mouvement est enregistré afin de garantir une traçabilité complète.

12.8 Les immobilisations

Certains biens, comme les ordinateurs, les véhicules ou les équipements médicaux, peuvent être suivis en tant qu'immobilisations.

Pour chaque bien, la plateforme peut enregistrer :

un numéro d'inventaire ;
la date d'acquisition ;
le lieu d'affectation ;
le responsable ;
l'état du matériel ;
les opérations de maintenance.

Cette gestion facilite le suivi du patrimoine de l'organisation.

12.9 Les documents associés

Chaque opération d'achat peut être accompagnée de documents tels que :

demande d'achat ;
devis ;
bon de commande ;
bon de livraison ;
facture ;
procès-verbal de réception ;
contrat.

Ces documents sont conservés dans le Bureau numérique et restent accessibles depuis la fiche de l'opération.

12.10 Les liens avec les autres modules

Le module Achats et Logistique est connecté avec :

Finances

Pour vérifier la disponibilité du budget et enregistrer les dépenses.

Comptabilité

Pour générer les écritures comptables correspondantes.

Projets

Pour rattacher les achats aux projets concernés.

Bureau numérique

Pour conserver tous les justificatifs.

Tableaux de bord

Pour suivre les dépenses, les stocks et les approvisionnements.

Cette intégration permet un suivi complet des ressources matérielles.

12.11 Les bonnes pratiques

Pour assurer une gestion efficace des achats :

créez une demande d'achat avant toute commande ;
vérifiez la disponibilité du budget ;
sélectionnez les fournisseurs selon les procédures de votre organisation ;
contrôlez systématiquement les livraisons ;
associez toutes les pièces justificatives à l'opération.

12.12 Cas pratique

Le responsable logistique doit acheter dix ordinateurs portables pour un nouveau projet.

Il :

crée une demande d'achat ;
la rattache au projet concerné ;
obtient les validations nécessaires ;
sélectionne le fournisseur ;
génère le bon de commande ;
enregistre la réception des ordinateurs ;
ajoute la facture et le bon de livraison dans le Bureau numérique ;
affecte les ordinateurs aux collaborateurs concernés.

Les modules Finances, Comptabilité et Ressources Humaines sont automatiquement mis à jour selon les règles de l'organisation.

12.13 Résumé

Le module Achats et Logistique permet de :

gérer les demandes d'achat ;
suivre les fournisseurs ;
contrôler les commandes et les réceptions ;
gérer les stocks et les immobilisations ;
assurer la traçabilité des biens et des services.

Grâce à son intégration avec les autres modules, il garantit une gestion transparente des ressources matérielles.

Exercice pratique

Créez une demande d'achat.
Associez-la à un projet et à une ligne budgétaire.
Sélectionnez un fournisseur.
Générez un bon de commande.
Enregistrez la réception des articles.
Ajoutez la facture dans le Bureau numérique.
Vérifiez l'impact de cette opération dans les modules Finances et Comptabilité.

Objectif : maîtriser le cycle complet d'un achat dans LeoNova Impact, depuis le besoin initial jusqu'à l'enregistrement des justificatifs.

Chapitre 13 --- Le reporting et le suivi-évaluation : produire des rapports fiables et mesurer les résultats

Vous découvrirez comment LeoNova Impact centralise les données de tous les modules pour générer des rapports techniques, financiers et de performance, suivre les indicateurs de résultats et faciliter le pilotage ainsi que la redevabilité de l'organisation.