Chapitre 14 — La collaboration et les workflows : travailler efficacement en équipe

Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

• comprendre le fonctionnement collaboratif de LeoNova Impact ;
• utiliser les tâches, notifications et validations ;
• suivre l'avancement des processus ;
• comprendre le rôle des workflows ;
• collaborer efficacement avec les autres utilisateurs de la plateforme.

14.1 Pourquoi travailler en équipe avec LeoNova Impact ?

Une organisation fonctionne grâce à la collaboration entre plusieurs personnes.

Dans LeoNova Impact, chaque utilisateur contribue à un processus commun. Les informations circulent d'un service à l'autre sans ressaisie, tandis que les responsabilités de chacun sont clairement définies.

La plateforme permet ainsi de coordonner les actions, de suivre les validations et d'assurer une traçabilité complète.

14.2 Qu'est-ce qu'un workflow ?

Un workflow est un circuit de travail qui décrit les différentes étapes qu'une opération doit suivre avant d'être terminée.

Chaque workflow précise :

• les étapes à réaliser ;
• les personnes responsables ;
• les validations nécessaires ;
• les conditions de passage à l'étape suivante.

Les workflows permettent d'harmoniser les méthodes de travail dans toute l'organisation.

14.3 Exemple de workflow

Prenons l'exemple d'une demande d'achat.

Le processus peut être le suivant :

1. Création de la demande.
2. Validation par le responsable.
3. Vérification de la disponibilité du budget.
4. Validation financière.
5. Commande auprès du fournisseur.
6. Réception des articles.
7. Paiement.
8. Archivage des documents.

Chaque étape est enregistrée automatiquement dans LeoNova Impact.

14.4 Les tâches

Chaque utilisateur peut recevoir des tâches à effectuer.

Une tâche peut concerner :

• une validation ;
• une activité ;
• une demande d'information ;
• une mission ;
• un document à vérifier ;
• une opération financière.

Chaque tâche comporte généralement :

• un titre ;
• une description ;
• un responsable ;
• une échéance ;
• un niveau de priorité ;
• un statut.

14.5 Les notifications

Pour faciliter le travail quotidien, LeoNova Impact informe automatiquement les utilisateurs lorsqu'une action nécessite leur attention.

Exemples :

• une nouvelle tâche vous est attribuée ;
• un document attend votre validation ;
• une activité arrive à échéance ;
• une dépense doit être approuvée ;
• un rapport est disponible.

Les notifications permettent de ne manquer aucune action importante.

14.6 Les validations

Certaines opérations nécessitent une ou plusieurs validations.

Par exemple :

• validation d'un document ;
• validation d'une dépense ;
• validation d'un budget ;
• validation d'un rapport.

Selon les règles définies par votre organisation, plusieurs niveaux de validation peuvent être nécessaires.

Chaque validation est enregistrée avec :

• le nom du valideur ;
• la date et l'heure ;
• la décision prise ;
• les éventuels commentaires.

14.7 Les commentaires

Les utilisateurs peuvent échanger directement dans la plateforme en ajoutant des commentaires sur une activité, un projet ou un document.

Ces échanges restent associés à l'élément concerné et permettent de conserver l'historique des discussions.

Ils facilitent la collaboration et évitent les échanges dispersés par e-mail ou messagerie.

14.8 Le suivi des actions

LeoNova Impact conserve un historique des principales actions réalisées.

Selon les droits accordés, il est possible de consulter :

• les créations ;
• les modifications ;
• les validations ;
• les refus ;
• les suppressions autorisées ;
• les changements de statut.

Cette traçabilité renforce la transparence et facilite les audits.

14.9 Les responsabilités

Chaque action est associée à un utilisateur identifié.

Il est donc possible de savoir :

• qui a créé une information ;
• qui l'a modifiée ;
• qui l'a validée ;
• quand ces actions ont été réalisées.

Cette organisation favorise la responsabilité individuelle et collective.

14.10 Les liens avec les autres modules

Les workflows concernent l'ensemble de la plateforme.

Par exemple :

Bureau numérique

Validation des documents.

Projets

Validation des activités et des livrables.

Ressources humaines

Validation des demandes de congé ou des affectations.

Finances

Validation des dépenses et des budgets.

Comptabilité

Validation des écritures comptables.

Achats

Validation des demandes d'achat et des commandes.

Ainsi, tous les processus suivent des règles homogènes.

14.11 Les bonnes pratiques

Pour une collaboration efficace :

• consultez régulièrement vos tâches ;
• traitez rapidement les demandes de validation ;
• ajoutez des commentaires lorsque cela est utile ;
• respectez les échéances ;
• informez votre responsable en cas de difficulté.

Ces habitudes contribuent à maintenir des processus fluides.

14.12 Cas pratique

Une responsable de projet soumet un rapport trimestriel.

Le workflow se déroule ainsi :

1. Le rapport est généré dans LeoNova Impact.
2. Une notification est envoyée au directeur.
3. Le directeur consulte le rapport et ajoute un commentaire.
4. Après vérification, il valide le document.
5. Le rapport est automatiquement disponible pour les personnes autorisées.
6. Le Bureau numérique conserve la version validée avec son historique.

Chaque étape est enregistrée et peut être consultée à tout moment.

14.13 Résumé

Le module de collaboration permet de :

• organiser les circuits de travail ;
• attribuer des tâches ;
• gérer les validations ;
• échanger des commentaires ;
• suivre l'avancement des processus ;
• conserver un historique des actions.

Il garantit un travail collaboratif structuré, transparent et sécurisé.

Exercice pratique

1. Consultez vos tâches en cours.
2. Ouvrez une tâche nécessitant une validation.
3. Ajoutez un commentaire.
4. Validez ou refusez l'opération selon votre rôle.
5. Vérifiez que l'historique a été mis à jour.
6. Consultez les notifications générées.

Objectif : comprendre comment LeoNova Impact facilite la collaboration entre les différents acteurs d'une organisation.

Ce que vous devez retenir

Dans LeoNova Impact, chaque utilisateur participe à un même processus. Les workflows garantissent que chaque étape est réalisée par la bonne personne, au bon moment, avec une traçabilité complète.

Chapitre 15 --- La recherche, les filtres et l'exploitation des données

Vous apprendrez à retrouver rapidement une information, un document, un projet, un collaborateur ou une opération financière grâce au moteur de recherche, aux filtres avancés et aux outils d'exploitation des données. Ce chapitre montrera comment gagner du temps en utilisant efficacement les capacités de recherche de LeoNova Impact.

Oui, tu as raison. Nous sommes bien arrivés au Chapitre 15.

Nous avons déjà terminé les chapitres 1 à 14. Nous poursuivons donc logiquement avec le chapitre suivant.