Chapitre 6 — Le Bureau numérique : gérer les documents tout au long de leur cycle de vie

Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

• comprendre le rôle du Bureau numérique ;
• acquérir un document ;
• suivre son traitement ;
• le valider ;
• le retrouver dans la bibliothèque documentaire ;
• effectuer une recherche ;
• comprendre le rôle des archives.

6.1 Qu'est-ce que le Bureau numérique ?

Le Bureau numérique est le module de gestion documentaire de LeoNova Impact.

Il permet de centraliser tous les documents de l'organisation dans un espace sécurisé.

Mais il ne s'agit pas d'un simple espace de stockage.

Le Bureau numérique accompagne le document tout au long de son cycle de vie, depuis son acquisition jusqu'à son archivage.

Il facilite également son utilisation dans les autres modules de la plateforme.

6.2 Les différents types de documents

Le Bureau numérique peut gérer différents types de documents, par exemple :

• courriers ;
• contrats ;
• conventions ;
• factures ;
• reçus ;
• rapports ;
• procès-verbaux ;
• notes de service ;
• pièces justificatives ;
• photographies ;
• documents administratifs.

Chaque document peut être associé à un projet, un programme, un partenaire ou un autre élément de la plateforme.

6.3 Le cycle de vie d'un document

Dans LeoNova Impact, un document suit généralement les étapes suivantes :

1. Acquisition
2. Analyse
3. Vérification
4. Validation
5. Classement
6. Utilisation
7. Recherche
8. Archivage

Chaque étape est réalisée dans un environnement sécurisé et contrôlé.

6.4 L'acquisition d'un document

Pour ajouter un document :

• ouvrez le Bureau numérique ;
• sélectionnez Acquisition ;
• choisissez le mode d'importation.

Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez :

• téléverser un fichier ;
• importer un document PDF ;
• ajouter une image ;
• utiliser une photographie prise avec un téléphone ou une tablette.

Le document est ensuite enregistré dans la plateforme.

6.5 L'analyse du document

Après son acquisition, le Bureau numérique lance automatiquement son processus d'analyse.

Selon le type de document, la plateforme peut notamment :

• améliorer la qualité de l'image ;
• détecter les pages ;
• extraire le texte ;
• identifier certaines informations utiles ;
• préparer le document pour les étapes suivantes.

Cette analyse facilite le traitement des documents tout en limitant les saisies manuelles.

6.6 Les documents en cours

Une fois acquis et analysés, les documents apparaissent dans Documents en cours.

Cet espace permet de suivre les documents qui sont encore en cours de traitement ou en attente d'une action.

Vous pouvez notamment :

• consulter leur état ;
• vérifier les informations extraites ;
• compléter les données si nécessaire ;
• préparer leur validation.

6.7 La validation documentaire

Avant qu'un document soit intégré au système documentaire de l'organisation, il peut nécessiter une validation.

Selon les règles de votre organisation, cette validation peut être réalisée par un responsable ou un utilisateur autorisé.

La validation confirme que :

• le document est conforme ;
• les informations sont correctes ;
• il peut être utilisé par les autres modules.

6.8 Les documents validés

Une fois validé, le document rejoint l'espace Documents validés.

Il devient alors une ressource officielle de l'organisation.

À partir de ce moment, il peut être consulté et utilisé, selon les autorisations accordées, par les autres modules de LeoNova Impact.

6.9 La bibliothèque documentaire (GED)

La bibliothèque documentaire est l'espace de conservation des documents validés.

Les documents y sont organisés dans une arborescence logique afin d'en faciliter la consultation.

Ils peuvent être classés selon différents critères, par exemple :

• projet ;
• programme ;
• partenaire ;
• type de document ;
• catégorie ;
• année.

Cette organisation permet de retrouver rapidement les documents nécessaires.

6.10 La recherche documentaire

Le moteur de recherche permet de retrouver rapidement un document.

Selon les autorisations de votre organisation, vous pouvez effectuer une recherche par :

• titre ;
• type de document ;
• projet ;
• programme ;
• partenaire ;
• catégorie ;
• date ;
• statut.

L'utilisation de filtres permet d'affiner les résultats et de gagner du temps.

6.11 Les archives

Lorsqu'un document n'est plus utilisé dans les activités courantes, il peut être archivé.

L'archivage permet :

• de préserver l'historique documentaire ;
• de répondre aux exigences réglementaires ;
• de conserver les preuves administratives ;
• de faciliter les audits.

Un document archivé reste accessible aux utilisateurs autorisés.

6.12 Les bonnes pratiques

Pour garantir la qualité de la gestion documentaire :

• vérifiez que le document est lisible avant son importation ;
• utilisez des documents complets ;
• contrôlez les informations avant validation ;
• choisissez la catégorie appropriée ;
• évitez d'importer plusieurs fois le même document.

Ces bonnes pratiques améliorent la qualité de la bibliothèque documentaire.

6.13 Exemple pratique

Le service administratif reçoit une facture d'un fournisseur.

Le document est photographié avec un téléphone.

Il est importé dans le Bureau numérique.

Après l'analyse automatique, le responsable vérifie les informations et valide le document.

La facture est ensuite disponible pour :

• la comptabilité ;
• le suivi budgétaire ;
• le projet concerné ;
• les rapports financiers.

Enfin, elle est conservée dans la bibliothèque documentaire puis archivée conformément aux règles de conservation de l'organisation.

6.14 Résumé

Le Bureau numérique permet de :

• acquérir des documents ;
• les analyser ;
• les valider ;
• les classer ;
• les retrouver facilement ;
• les partager avec les autres modules ;
• les archiver de manière sécurisée.

Il constitue le point d'entrée de la gestion documentaire dans LeoNova Impact.

Exercice pratique

À partir d'un document réel autorisé par votre organisation :

1. Accédez au Bureau numérique.
2. Importez le document dans Acquisition.
3. Suivez son traitement dans Documents en cours.
4. Vérifiez les informations disponibles.
5. Faites valider le document selon votre rôle.
6. Retrouvez-le dans la Bibliothèque documentaire.
7. Utilisez le moteur de recherche pour le retrouver à partir d'un mot-clé ou d'un filtre.

Objectif : maîtriser le parcours complet d'un document dans le Bureau numérique.

Chapitre 7 --- Les tableaux de bord et le pilotage des activités

Vous apprendrez à utiliser les tableaux de bord pour suivre les indicateurs, analyser les performances de votre organisation et prendre des décisions à partir de données fiables.

Remarque importante : lorsque le module Sécurité sera finalisé, ce guide sera enrichi d'un chapitre spécifique consacré à la protection des données, à la gestion des accès, aux bonnes pratiques de cybersécurité et aux procédures de conformité. Ce chapitre complétera naturellement le guide utilisateur et préparera les administrateurs aux exigences d'un système d'information sécurisé.