Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

comprendre la différence entre un programme, un projet et une activité ;
créer et gérer un projet ;
planifier les activités ;
suivre l'avancement des interventions ;
comprendre les liens avec les autres modules de LeoNova Impact.

8.1 Pourquoi gérer les projets dans LeoNova Impact ?

Les organisations mettent en œuvre des actions pour atteindre des objectifs précis. Ces actions sont généralement organisées en programmes, projets et activités.

LeoNova Impact vous permet de planifier, suivre et évaluer ces interventions dans un environnement unique. Toutes les informations sont centralisées et peuvent être partagées avec les autres modules de la plateforme.

8.2 Comprendre les trois niveaux

Le programme

Un programme regroupe plusieurs projets qui poursuivent un objectif commun.

Exemple :

Programme : Renforcement de la santé communautaire

Il peut regrouper plusieurs projets portant sur :

la lutte contre le VIH ;
la lutte contre la tuberculose ;
la lutte contre le paludisme.

Le projet

Le projet est une intervention spécifique, limitée dans le temps, avec un budget, une équipe et des résultats attendus.

Chaque projet possède notamment :

un responsable ;
une période de mise en œuvre ;
un budget ;
des partenaires ;
des bailleurs ;
des indicateurs de suivi.

L'activité

Une activité correspond à une action concrète réalisée dans le cadre d'un projet.

Exemples :

organiser une formation ;
réaliser une campagne de sensibilisation ;
effectuer une visite de terrain ;
distribuer du matériel ;
tenir une réunion de coordination.

Les activités sont les éléments qui permettent de mesurer l'avancement réel du projet.

8.3 Créer un projet

Selon vos autorisations, vous pouvez créer un nouveau projet.

Les principales informations demandées sont :

le nom du projet ;
le programme auquel il est rattaché ;
les dates de début et de fin ;
le responsable ;
les partenaires ;
les bailleurs ;
les objectifs ;
les résultats attendus.

Une fois enregistré, le projet devient disponible pour les autres modules.

8.4 Planifier les activités

Après la création du projet, il est possible de planifier les activités qui permettront d'atteindre les objectifs fixés.

Pour chaque activité, vous pouvez définir :

son intitulé ;
son responsable ;
sa période de réalisation ;
son lieu d'exécution ;
les ressources nécessaires ;
son état d'avancement.

Cette planification facilite le suivi du projet.

8.5 Suivre l'avancement

LeoNova Impact permet de suivre chaque activité grâce à différents statuts, par exemple :

À planifier ;
Planifiée ;
En cours ;
Terminée ;
Reportée ;
Annulée.

Ces statuts permettent aux responsables de connaître rapidement la situation du projet.

8.6 Les ressources du projet

Un projet mobilise différentes ressources :

des collaborateurs ;
des équipements ;
des véhicules ;
des documents ;
un budget.

Toutes ces ressources peuvent être suivies directement dans LeoNova Impact et sont reliées au projet concerné.

8.7 Les documents du projet

Chaque projet peut être associé à des documents tels que :

contrats ;
conventions ;
rapports ;
ordres de mission ;
procès-verbaux ;
justificatifs financiers ;
photographies.

Ces documents sont gérés dans le Bureau numérique et restent accessibles depuis la fiche du projet.

8.8 Les finances du projet

Les dépenses et les recettes liées à un projet sont suivies dans les modules Finances et Comptabilité.

Grâce à l'interconnexion des modules, les responsables peuvent consulter à tout moment :

le budget prévu ;
les dépenses réalisées ;
le solde disponible.

Cette visibilité facilite le pilotage financier.

8.9 Les indicateurs du projet

LeoNova Impact calcule automatiquement plusieurs indicateurs, tels que :

le taux d'avancement des activités ;
le budget consommé ;
le nombre d'activités réalisées ;
le nombre d'activités en retard ;
le nombre de documents associés.

Ces indicateurs alimentent les tableaux de bord et les rapports.

8.10 Les rapports

À partir des informations enregistrées, la plateforme peut générer différents rapports :

rapports d'activités ;
rapports techniques ;
rapports financiers ;
rapports destinés aux bailleurs.

Ces rapports utilisent les données disponibles dans les différents modules afin d'éviter les doubles saisies.

8.11 Les bonnes pratiques

Pour assurer un bon suivi des projets :

créez les projets avant de lancer les activités ;
planifiez les activités dès le début du projet ;
mettez régulièrement à jour leur état d'avancement ;
associez les documents aux projets concernés ;
vérifiez régulièrement les indicateurs du tableau de bord.

8.12 Cas pratique

L'organisation met en œuvre un projet de prévention du VIH auprès des adolescents.

Le responsable :

crée le projet dans LeoNova Impact ;
définit les objectifs et la période de mise en œuvre ;
planifie les séances de sensibilisation ;
affecte les animateurs ;
associe le budget au projet ;
importe les documents nécessaires dans le Bureau numérique ;
suit l'avancement grâce au tableau de bord ;
génère un rapport d'activités à la fin du trimestre.

Toutes les informations restent liées au projet et sont disponibles pour les personnes autorisées.

8.13 Résumé

Dans LeoNova Impact :

un programme regroupe plusieurs projets ;
un projet organise une intervention spécifique ;
une activité représente une action concrète réalisée dans le cadre du projet.

Les projets sont au cœur de la plateforme. Ils relient les équipes, les ressources, les finances, les documents et les résultats, permettant un suivi complet des interventions de l'organisation.

Exercice pratique

Vous venez d'être nommé responsable d'un nouveau projet.

Créez le projet.
Rattachez-le à un programme existant.
Définissez les dates de réalisation.
Ajoutez au moins trois activités.
Désignez un responsable pour chaque activité.
Associez un document au projet.
Consultez le tableau de bord pour suivre son avancement.

Objectif : maîtriser la création et le suivi d'un projet en utilisant les principales fonctionnalités de LeoNova Impact.

Chapitre 9 --- La gestion des ressources humaines : organiser les équipes et les compétences

Vous découvrirez comment gérer les collaborateurs, leurs fonctions, leurs affectations aux projets, leurs compétences et leur contribution aux activités de l'organisation. Ce module est essentiel pour assurer une bonne planification des ressources humaines et une coordination efficace des équipes.