Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

comprendre comment une information circule dans la plateforme ;
savoir pourquoi une donnée ne doit être saisie qu'une seule fois ;
comprendre les liens entre les modules ;
identifier les étapes du cycle de vie d'une information.

5.1 Une information est un actif de l'organisation

Dans LeoNova Impact, une information ne sert pas uniquement à remplir un formulaire.

Elle représente une ressource importante pour l'organisation.

Une fois enregistrée, elle peut être utilisée, enrichie, analysée et valorisée dans plusieurs modules sans être ressaisie.

Chaque donnée contribue ainsi à améliorer la qualité du travail, des analyses et des décisions.

5.2 Les étapes du cycle de vie d'une donnée

Toute information suit généralement le même parcours :

Création ou acquisition
Vérification
Validation
Utilisation
Partage entre les modules
Exploitation dans les rapports
Archivage

Chaque étape est importante pour garantir la fiabilité des données.

5.3 Étape 1 : Création ou acquisition

Une information peut être créée de différentes façons :

saisie manuelle ;
importation d'un fichier ;
acquisition d'un document dans le Bureau numérique ;
synchronisation avec un autre module.

Exemple :

Une facture est photographiée avec un téléphone et envoyée dans le Bureau numérique.

5.4 Étape 2 : Vérification

Avant d'être utilisée, la plateforme contrôle automatiquement plusieurs éléments :

les champs obligatoires ;
les formats ;
les doublons éventuels ;
les incohérences.

L'objectif est d'améliorer la qualité des informations dès leur entrée dans le système.

5.5 Étape 3 : Validation

Certaines informations nécessitent une validation.

Selon les règles de votre organisation, cette validation peut être réalisée par :

un responsable de projet ;
un chef de service ;
un responsable financier ;
un administrateur.

La validation confirme que les informations sont correctes et peuvent être utilisées.

5.6 Étape 4 : Utilisation

Une fois validée, l'information devient disponible pour les autres modules.

Exemple :

Une dépense validée peut être utilisée par :

la comptabilité ;
le suivi budgétaire ;
les rapports financiers ;
les tableaux de bord.

Une seule saisie suffit.

5.7 Étape 5 : Interconnexion

C'est l'un des principaux avantages de LeoNova Impact.

Les modules échangent automatiquement les informations autorisées.

Par exemple :

Un collaborateur enregistré dans les Ressources Humaines pourra être associé :

à un projet ;
à une activité ;
à une mission ;
à un document ;
à un rapport.

Il n'est pas nécessaire de recréer son profil dans chaque module.

5.8 Étape 6 : Exploitation

Les données enregistrées servent ensuite à produire :

des rapports ;
des statistiques ;
des indicateurs de performance ;
des tableaux de bord ;
des analyses.

Ces informations facilitent le pilotage des activités et la prise de décision.

5.9 Étape 7 : Archivage

Lorsque les informations ne sont plus utilisées au quotidien, elles peuvent être archivées.

L'archivage permet :

de conserver l'historique ;
de répondre aux exigences réglementaires ;
de retrouver facilement les documents en cas de besoin.

Les données archivées restent protégées et accessibles aux personnes autorisées.

5.10 Exemple : le parcours d'une facture

Prenons un exemple concret.

Une facture fournisseur est reçue par l'organisation.

Elle est numérisée dans le Bureau numérique.
La plateforme extrait automatiquement les informations utiles.
Le document est contrôlé et classé.
Le responsable valide la facture.
La comptabilité récupère automatiquement les informations nécessaires.
La dépense est associée au projet concerné.
Les tableaux de bord financiers sont mis à jour.
La facture est conservée dans la bibliothèque documentaire et pourra être archivée selon les règles de l'organisation.

Ainsi, un seul document alimente plusieurs processus sans ressaisie.

5.11 Pourquoi éviter les doubles saisies ?

Les doubles saisies sont une source fréquente d'erreurs.

En utilisant une information unique et partagée, LeoNova Impact permet :

un gain de temps ;
une meilleure qualité des données ;
une réduction des erreurs ;
une cohérence entre les différents modules.

5.12 Les bonnes pratiques

Pour garantir un cycle de vie efficace des données :

saisissez des informations complètes et exactes dès le départ ;
vérifiez les données avant validation ;
utilisez les référentiels existants ;
respectez les circuits de validation ;
évitez de créer des doublons.

5.13 Résumé

Dans LeoNova Impact :

une information est créée une seule fois ;
elle est vérifiée puis validée ;
elle est partagée entre les modules autorisés ;
elle alimente les rapports et les tableaux de bord ;
elle est conservée et archivée lorsque nécessaire.

Cette approche garantit des données fiables, cohérentes et utiles à toute l'organisation.

Exercice pratique

À partir d'un exemple de votre choix (facture, contrat, activité, bénéficiaire ou employé) :

Identifiez comment l'information est créée.
Déterminez qui doit la valider.
Listez les modules qui utiliseront cette information.
Expliquez comment elle contribuera aux rapports ou aux tableaux de bord.
Indiquez à quel moment elle sera archivée.

Objectif : comprendre que chaque donnée suit un parcours logique et contribue à plusieurs processus de l'organisation.

Chapitre 6 --- Le Bureau numérique : gérer les documents tout au long de leur cycle de vie

Ce chapitre sera consacré au Bureau numérique, l'un des modules centraux de LeoNova Impact. Vous apprendrez à acquérir, analyser, valider, rechercher et archiver vos documents, ainsi qu'à comprendre leur rôle dans les autres modules de la plateforme.