Vous découvrirez comment les référentiels permettent d'éviter les doubles saisies, d'assurer la cohérence des données et de faciliter le travail dans tous les modules de LeoNova Impact.

Parfait. Ce chapitre est particulièrement important, car les référentiels sont le cœur de LeoNova Impact. Si un utilisateur comprend ce concept, il comprendra pourquoi les informations ci

Objectifs du chapitre

À la fin de ce chapitre, vous serez capable de :

comprendre ce qu'est un référentiel ;
savoir pourquoi les référentiels sont indispensables au fonctionnement de LeoNova Impact ;
reconnaître les principaux référentiels de la plateforme ;
comprendre comment ils évitent les erreurs et les doubles saisies.

4.1 Qu'est-ce qu'un référentiel ?

Un référentiel est une liste officielle d'informations communes utilisée par plusieurs modules de la plateforme.

Au lieu de saisir plusieurs fois la même information, celle-ci est enregistrée une seule fois dans un référentiel, puis réutilisée partout où elle est nécessaire.

Cette approche garantit que toutes les données restent cohérentes et à jour.

4.2 Pourquoi utiliser des référentiels ?

Les référentiels permettent de :

éviter les doubles saisies ;
réduire les erreurs ;
harmoniser les informations ;
accélérer le travail ;
faciliter les recherches ;
améliorer les rapports et les statistiques.

Ils constituent la base commune sur laquelle s'appuient tous les modules.

4.3 Comment fonctionnent les référentiels ?

Prenons l'exemple d'un partenaire financier.

Au lieu de saisir son nom dans chaque projet, chaque contrat ou chaque rapport, il est créé une seule fois dans le référentiel des partenaires.

Ensuite, chaque module peut utiliser cette même information.

Si le nom du partenaire change, une seule mise à jour est nécessaire et elle est automatiquement prise en compte partout.

4.4 Les principaux référentiels

Selon les modules activés dans votre organisation, vous pourrez retrouver notamment :

Organisations
Sites ou antennes
Départements et services
Utilisateurs
Fonctions et postes
Partenaires
Bailleurs de fonds
Fournisseurs
Bénéficiaires
Projets
Programmes
Activités
Sources de financement
Comptes comptables
Budgets
Devises
Documents types
Catégories documentaires
Modèles de rapports

Chaque référentiel joue un rôle spécifique dans la plateforme.

4.5 Un exemple concret

Imaginons qu'un nouveau projet soit créé.

Au lieu de ressaisir toutes les informations, le responsable sélectionne simplement :

le bailleur ;
le programme ;
le chef de projet ;
les sites d'intervention ;
les partenaires.

Toutes ces informations proviennent des référentiels.

La création du projet est ainsi plus rapide et plus fiable.

4.6 Les référentiels et les autres modules

Les référentiels alimentent automatiquement de nombreux modules :

Ressources humaines
Projets
Activités
Finances
Comptabilité
Bureau numérique
Rapports
Tableaux de bord

Une modification dans un référentiel est immédiatement prise en compte par les modules qui l'utilisent.

4.7 Qui peut modifier un référentiel ?

Tous les utilisateurs ne peuvent pas créer ou modifier les référentiels.

En règle générale :

les utilisateurs consultent les informations ;
les responsables peuvent proposer certaines mises à jour ;
les administrateurs valident et gèrent les référentiels.

Cette organisation garantit la qualité et la fiabilité des données.

4.8 Les bonnes pratiques

Pour préserver la qualité des référentiels :

vérifiez qu'un élément n'existe pas déjà avant d'en créer un nouveau ;
utilisez des noms clairs et complets ;
évitez les abréviations non officielles ;
mettez à jour les informations lorsqu'elles évoluent ;
ne supprimez pas un élément utilisé par d'autres modules sans l'accord de votre administrateur.

4.9 Résumé

Les référentiels constituent la base de LeoNova Impact.

Ils permettent de :

centraliser les informations ;
éviter les doublons ;
garantir la cohérence des données ;
faciliter les échanges entre les modules ;
améliorer la qualité des rapports et des analyses.

Grâce aux référentiels, les utilisateurs travaillent avec des informations fiables et partagées dans toute l'organisation.

Exercice pratique

À partir de votre compte utilisateur :

Consultez un référentiel auquel vous avez accès.
Recherchez un partenaire ou un fournisseur.
Vérifiez les informations disponibles.
Identifiez dans quels modules ce référentiel pourrait être utilisé.
Discutez avec votre administrateur des règles de mise à jour des référentiels de votre organisation.

Objectif : comprendre que les référentiels sont la source commune d'information de toute la plateforme.

Chapitre 5 --- Le cycle de vie des données dans LeoNova Impact

Ce chapitre expliquera comment une information, une fois créée, circule automatiquement entre les différents modules, est enrichie, validée, exploitée puis archivée. C'est l'un des concepts les plus importants de la plateforme, car il montre que LeoNova Impact ne se limite pas à enregistrer des données : il organise leur utilisation tout au long de leur cycle de vie.

Parfait. Ce chapitre est probablement le plus important de tout le guide utilisateur. Une fois qu'un utilisateur comprend le cycle de vie des données, il comprend la philosophie de LeoNova Impact.